Тема: Налоги и режимы
Собственнику, который не разбирается в проводках, доступны пять проверок: сальдо единого налогового счёта, факт приёма сданных отчётов, отсутствие открытых требований от налоговой, совпадение остатков по банку с учётом и наличие свежих актов сверки с ключевыми контрагентами. Почти всё смотрится в личном кабинете ФНС и в банке, занимает около часа и не требует бухгалтерского образования.
Смысл такой проверки простой. Проблемы в учёте почти никогда не появляются внезапно — они месяцами накапливаются тихо, пока не приходит блокировка счёта или доначисление. Раз в квартал заглянуть в несколько экранов дешевле, чем потом объясняться с инспекцией.
Проверка 1. Сальдо единого налогового счёта
Где смотреть: личный кабинет юрлица или ИП на сайте ФНС, раздел с состоянием расчётов. Там же заказывается справка о наличии сальдо и акт сверки принадлежности сумм.
Что считается нормой: ноль или небольшой плюс. Положительное сальдо — переплата, она лежит на счёте и её можно вернуть или зачесть. Отрицательное сальдо — долг перед бюджетом, на который каждый день капают пени.
Плохие признаки: минус, который держится больше нескольких дней после срока уплаты; минус, о котором бухгалтер не знает; минус, который растёт от квартала к кварталу. Отдельная разновидность — большой плюс: деньги компании без нужды лежат в бюджете, а это оборотные средства.
Долг на едином счёте гасится в установленной очерёдности, поэтому платёж, отправленный «за конкретный налог», может уйти на старую недоимку, и по текущему налогу снова образуется минус. Если картина такая, нужна сверка, а не новый платёж.
Проверка 2. Отчёты сданы — и приняты
Где смотреть: в личном кабинете ФНС и в кабинете оператора, через которого сдаётся отчётность. Годовую бухгалтерскую отчётность организации дополнительно видно в государственном информационном ресурсе бухотчётности — там она публикуется после сдачи.
Что смотреть: по каждому отчёту нужны две отметки — подтверждение отправки и квитанция о приёме от инспекции. Отправленный отчёт, который инспекция не приняла, юридически не сдан.
Плохие признаки: отчёт без квитанции о приёме; уведомление об отказе, на которое никто не отреагировал; расхождение между списком отчётов у оператора и списком в кабинете ФНС. Частая причина отказа — истёкшая или неверно оформленная доверенность на подписанта: отчёты уходят, а инспекция их не видит.
Попросите бухгалтера прислать квитанции о приёме по последней отчётной кампании одним файлом. Нормальная реакция — прислать за час. Если ответ занимает неделю и сопровождается объяснениями, проверьте кабинет сами.
Проверка 3. Требования и сообщения от налоговой
Где смотреть: личный кабинет налогоплательщика и кабинет оператора отчётности — требования приходят по электронным каналам.
Что смотреть: есть ли непрочитанные требования, есть ли пояснения, срок ответа на которые уже прошёл, есть ли переписка, оборванная на середине.
Плохие признаки: любое требование старше нескольких дней без реакции. Электронное требование считается полученным по истечении установленного срока, даже если его никто не открывал, и срок на ответ идёт с этого момента — «мы его не видели» инспекцию не убеждает. За непредставленную декларацию налоговая вправе приостановить операции по счетам, поэтому просроченный отчёт лучше находить самому и заранее.
Отдельно проверьте выписку из ЕГРЮЛ на отметки о недостоверности сведений об адресе или руководителе. Такая отметка появляется тихо, а мешает открыть счёт, участвовать в закупках и просто работать с крупными контрагентами.
Проверка 4. Банк против учёта
Это единственная проверка, где понадобится цифра от бухгалтера, и она же самая показательная.
Что сделать: возьмите остаток на расчётном счёте по банковской выписке на последнее число месяца и попросите бухгалтера прислать оборотно-сальдовую ведомость на ту же дату. Остаток в банке и остаток по счёту учёта денежных средств обязаны совпасть до копейки.
Плохие признаки: расхождение любого размера; невозможность получить ведомость в течение дня; ответ в духе «там ещё не всё разнесено» на дату двухмесячной давности. Если деньги в учёте не сходятся с банком, все остальные цифры — прибыль, налоги, задолженность — тоже неверны.
По этой же ведомости стоит посмотреть строку расчётов с подотчётными лицами. Суммы, которые годами висят на сотрудниках и директоре, при проверке рискуют быть переквалифицированы в их доход с начислением НДФЛ и взносов.
Проверка 5. Сверки с ключевыми контрагентами
Что сделать: выберите пять-семь контрагентов с наибольшими оборотами и спросите, когда с ними последний раз подписывали акт сверки взаимных расчётов.
Что считается нормой: сверка раз в квартал или хотя бы раз в год с крупнейшими партнёрами, подписанная обеими сторонами.
Плохие признаки: сверок нет вообще; в учёте висит дебиторская задолженность, о которой покупатель не знает; аванс, полученный два года назад и не закрытый отгрузкой. Помимо риска потерять деньги, это ещё и налоговая история: по невыясненным авансам возникают вопросы по НДС, а безнадёжная дебиторка требует своевременного списания.
Что ещё можно посмотреть за пять минут
| Что проверяем | Где | Плохой признак |
|---|---|---|
| Исполнительные производства | Банк данных ФССП | Появились производства, о которых вы не знали |
| Судебные дела компании | Картотека арбитражных дел | Иски от контрагентов или налоговой |
| Зарплата и НДФЛ | Банковская выписка | Выплаты реже двух раз в месяц, налог платится не в срок |
| Кассовая дисциплина | Отчёты онлайн-кассы | Расхождение выручки по кассе и по банку |
Как часто это делать
Сальдо единого налогового счёта — раз в месяц, после срока уплаты. Требования — раз в неделю, это буквально две минуты. Приём отчётов — после каждой отчётной кампании. Остатки по банку и сверки с контрагентами — раз в квартал.
Ещё один способ проверки не требует ни одного кабинета: задайте бухгалтеру три вопроса — какая сумма налогов ожидается в этом квартале, есть ли сейчас долг перед бюджетом, какие документы от вас нужны до конца месяца. Специалист, который держит учёт в порядке, отвечает на них сразу и цифрами.
Если проверка показала проблемы
Точечные расхождения обычно закрываются сверкой и парой уточнённых отчётов. Если же не сходится сразу несколько пунктов — нет квитанций, минус на едином счёте, банк не бьётся с учётом — вопрос уже шире отдельной ошибки, и разбираться нужно по периоду целиком.
Мы 18 лет ведём учёт компаний из Москвы и других регионов и начинаем работу именно с такой диагностики: сверки с ФНС и СФР, проверка сданной отчётности, разбор остатков. Дальше это либо обычное бухгалтерское обслуживание, либо восстановление учёта, если период запущен. Когда бухгалтерия своя, а вопросы касаются налогов — требований, проверок, спорных вычетов, — подойдёт налоговое обслуживание, от от 10 000 ₽ в месяц. Стоимость ведения под ваши обороты видна в калькуляторе.
Частые вопросы
Как собственнику получить доступ в личный кабинет юрлица на сайте ФНС?
Нужна квалифицированная электронная подпись руководителя, которую директор получает лично в удостоверяющем центре ФНС или у её доверенных лиц. С этой подписью вход в кабинет занимает несколько минут. Держать подпись у себя, а не у бухгалтера, полезно само по себе: это и доступ к сверкам, и контроль над тем, что подписывается от имени компании.
Что означает отрицательное сальдо ЕНС, если налоги я платил вовремя?
Чаще всего причина в том, что платёж ушёл на погашение более ранней задолженности — недоимки, пеней или штрафа, о которых вы не знали. Ещё вариант: не подано или подано с ошибкой уведомление об исчисленных суммах, и инспекция не смогла распределить деньги по нужному налогу. Разбирается это актом сверки принадлежности сумм из личного кабинета.
Бухгалтер долго не присылает документы по запросу — это тревожный знак?
Оборотно-сальдовая ведомость, квитанции о приёме отчётов и справка о сальдо формируются за минуты, поэтому нормальный срок ответа — один рабочий день. Регулярные задержки на неделю обычно означают, что учёт собирается задним числом перед самой отчётностью.
Нужно ли заказывать аудит, чтобы проверить бухгалтерию?
Для большинства малых компаний нет. Обязательный аудит касается ограниченного круга организаций по закону, а для остальных достаточно проверок из этой статьи и внешней диагностики учёта — она короче и дешевле аудита и отвечает на практический вопрос: что не в порядке и что с этим делать.