Первичная документация

Ни для кого не секрет, что корректно оформленная документация, сопровождающая хозяйственную деятельность предприятия, является залогом правильного отражения деятельности в бухгалтерском и налоговом учете, а значит и правильно рассчитанных налогов. И, тем не менее, очень часто в малом бизнесе встречается ситуация, когда к документам предприниматели относятся не очень серьезно.

Самыми распространенными ошибками, влекущими за собой часто большие потери, как денег, так и времени, являются потеря оформленных документов и некорректное их оформление.

Когда речь идет об утере документов, то у руководителя все же есть возможность восстановить утерянные документы, обратившись к контрагентам. Чаще всего это удается сделать. А вот неправильное оформление куда как больше влияет на результаты деятельности.

Формы первичных учетных документов, разрабатываемых Госкомстатом России, и сопровождающих деятельность предприятия, должны содержать некие обязательные реквизиты:

  • Наименование
  • Дату
  • Содержание операции
  • Данные контрагента
  • Измерители и количество в натуральном выражении
  • Цену и стоимость в денежном выражении
  • Должности и имена ответственных лиц
  • Печати и подписи

Кроме того, есть специфические требования к отдельным формам документов, например, счет-фактура по НДС. Эти требования прописаны в Налоговом Кодексе РФ и обязательны для исполнения. А учитывая, что декларация по НДС сдается только в электронном виде и с расшифровкой по все счетам-фактурам полученным и выпущенным, то важность этого вопроса бухгалтеры ощущают постоянно.

Бухгалтер, приступая к обработке первичной документации, должен проверить полноту и правильность составления документа, поскольку от этого зависит и корректность отражения в учете, а значит и величина налогов, а также возникновение юридической ответственности по документу. Если обнаружено неверное оформление, то надо сразу же обратить на это внимание руководство и попросить переоформить документ. В этой связи необходимо обратить внимание на самые распространенные ошибки, которые встречаются:

  • Отсутствие обязательных реквизитов в документах, которые являются утвержденными к использованию формами;
  • Исправления или помарки;
  • Подписи неуполномоченных лиц;
  • Арифметические ошибки;

Нужно помнить о том, что все эти ошибки и описки не просто неаккуратное отношение к документам, это вполне может повлечь за собой штрафные санкции.

А вот отсутствие документа может за собой повлечь непризнания расходов и НДС, что существенно повлияет на величину налоговых платежей и может больно ударить по финансовому благополучию. Штрафные санкции могут составлять сумму от 10 тысяч рублей до 20% от суммы не уплаченного налога.